Informatie over de verwerking van klant-/leveranciergegevens

.

1. Algemeen

SaluVet GmbH neemt de bescherming van uw persoonlijke gegevens zeer serieus. Uw privacy is een belangrijke zorg voor ons. Wij verwerken uw persoonlijke gegevens in overeenstemming met de geldende wettelijke voorschriften inzake gegevensbescherming voor de hieronder vermelde doeleinden. Persoonlijke gegevens in de zin van deze gegevensbeschermingsinformatie is alle informatie die een verwijzing naar uw persoon heeft.

Hieronder leest u hoe wij met deze gegevens omgaan. Voor een beter overzicht hebben wij onze gegevensbeschermingsinformatie in hoofdstukken verdeeld.

De verantwoordelijke voor de gegevensverwerking is

.
 

SaluVet GmbH

Stahlstrasse 5

88339 Bad Waldsee

Telefoon: +49 (0) 7524-4015-0

E-mailadres: info@saluvet.de

Als u vragen of opmerkingen hebt over gegevensbescherming (bijvoorbeeld over de toegang tot en het bijwerken van uw persoonlijke gegevens), kunt u ook contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming.

Stefan Fischerkeller

Duits Bureau voor gegevensbescherming

Telefoon: +49 (0) 7542 949 2101

E-mailadres: datenschutz@saluvet.de

2. Verwerkingskader

Bron en oorsprong van de gegevensverzameling

.
Wij verwerken persoonsgegevens die wij rechtstreeks van u hebben verzameld.

Voor zover nodig om onze diensten te verlenen, verwerken wij persoonsgegevens die wij van andere bedrijven of andere derden (bijv. kredietbureaus, adresuitgevers) mogen ontvangen. Daarnaast verwerken wij persoonsgegevens die wij op geoorloofde wijze uit openbaar toegankelijke bronnen (zoals telefoongidsen, handels- en verenigingsregisters, burgerlijke stand, debiteurenregisters, kadasters, de pers, internet en andere media) hebben gehaald, ontvangen of verkregen en mogen verwerken.

Gegevenscategorieën

Relevante categorieën van persoonsgegevens kunnen met name zijn:

• Persoonsgegevens (naam, voornaam, beroep/branche en vergelijkbare gegevens)

.

• Contactgegevens (adres, e-mailadres, telefoonnummer en vergelijkbare gegevens)

.

• Betaling/dekkingsbevestiging in geval van bank- en kredietkaarten Klantgeschiedenis

.

• Gegevens over uw gebruik van de door ons aangeboden telemedia (bijv. tijdstip van oproepen van onze websites, apps of nieuwsbrieven, door ons aangeklikte pagina’s/links of inzendingen en vergelijkbare gegevens)

Doelen en rechtsgrondslagen van de verwerkte gegevens

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (DSGVO), de Bundesdatenschutzgesetz nieuwe versie (BDSG-neu) en andere toepasselijke voorschriften inzake gegevensbescherming (details hieronder). Welke gegevens in detail worden verwerkt en hoe ze worden gebruikt, hangt grotendeels af van de gevraagde of overeengekomen diensten. Verdere details of aanvullingen op de doeleinden van de gegevensverwerking vindt u in de respectieve contractuele documenten, formulieren, een toestemmingsverklaring en/of andere informatie die u wordt verstrekt (bijv. in het kader van het gebruik van onze website of onze algemene voorwaarden).

Doelen voor de uitvoering van een contract of precontractuele maatregelen (art. 6 lid 1 b DSGVO)

Persoonsgegevens worden verwerkt voor de uitvoering van onze contracten met u en de uitvoering van uw bestellingen, alsmede voor de uitvoering van maatregelen en activiteiten in het kader van precontractuele relaties, bijvoorbeeld met geïnteresseerde partijen. Dit omvat hoofdzakelijk: contractgerelateerde communicatie met u, de bijbehorende facturering en bijbehorende betalingstransacties, de controleerbaarheid van bestellingen en andere overeenkomsten alsmede de kwaliteitscontrole door middel van bijbehorende documentatie, goodwillprocedures, maatregelen voor de controle en optimalisatie van bedrijfsprocessen alsmede voor het nakomen van algemene due diligence-verplichtingen, het beheer en de controle door gelieerde ondernemingen; statistische evaluaties voor het bedrijfsbeheer, kostenregistratie en -controle, verslaglegging, interne en externe communicatie, calamiteitenbeheer, facturering en fiscale evaluatie van operationele diensten, risicobeheer, het doen gelden van juridische claims en de verdediging in juridische geschillen; het garanderen van IT-veiligheid (inclusief systeem- of plausibiliteitscontroles). De doeleinden van de dienst omvatten: het waarborgen van de IT-veiligheid (met inbegrip van systeem- en plausibiliteitscontroles) en de algemene veiligheid; het waarborgen en uitoefenen van domicilierechten (bijvoorbeeld door middel van toegangscontroles); het waarborgen van de integriteit, authenticiteit en beschikbaarheid van gegevens; het voorkomen en onderzoeken van strafbare feiten; en toezicht door toezichthoudende instanties of controleautoriteiten (bijvoorbeeld auditing).

Doelstellingen in het kader van een gerechtvaardigd belang van ons of derden (art. 6 lid 1 f DSGVO).

Buiten de feitelijke uitvoering van het contract of voorcontract, kunnen wij uw gegevens verwerken als het noodzakelijk is om legitieme belangen van ons of derden te beschermen, in het bijzonder ten behoeve van

• van reclame of markt- en opinieonderzoek, voor zover u geen bezwaar hebt gemaakt tegen het gebruik van uw gegevens;
• het testen en optimaliseren van procedures voor behoefteanalyse;
• de verdere ontwikkeling van diensten en producten en bestaande systemen en processen;
• het verrijken van onze gegevens, onder meer door gebruik te maken van of onderzoek te doen naar openbaar beschikbare gegevens;
• statistische evaluaties of marktanalyse; benchmarking;
• het geldend maken van juridische claims en verdediging in juridische geschillen die niet
• direct toerekenbaar zijn aan de contractuele relatie;
• de beperkte opslag van gegevens, indien verwijdering niet mogelijk is of slechts mogelijk is met een onevenredig grote inspanning vanwege het speciale type opslag;
• de voorkoming en opsporing van strafbare feiten, voor zover dit niet uitsluitend geschiedt ter voldoening aan wettelijke voorschriften;

.

• de beveiliging van gebouwen en voorzieningen (bijvoorbeeld door toegangscontroles), voor zover dit verder gaat dan de algemene zorgplichten;
• van interne en externe onderzoeken en veiligheidscontroles;
• het verkrijgen en handhaven van certificaten van private of officiële aard;
• het veiligstellen en uitoefenen van domiciliëringsrechten door middel van passende maatregelen (zoals videobewaking) alsmede het veiligstellen van bewijs in geval van strafbare feiten en het voorkomen daarvan;

.

.
Doelen in het kader van uw toestemming (art. 6 lid 1 a DSGVO)

De verwerking van uw persoonsgegevens voor bepaalde doeleinden (bijvoorbeeld het gebruik van uw e-mailadres voor marketingdoeleinden) kan ook gebaseerd zijn op uw toestemming. In de regel kunt u deze te allen tijde herroepen. Dit geldt ook voor de herroeping van verklaringen van toestemming die vóór de toepassing van de GDPR, d.w.z. vóór 25 mei 2018, aan ons zijn gegeven. U wordt in de desbetreffende tekst van de toestemming apart geïnformeerd over de doeleinden en gevolgen van het intrekken of niet verlenen van toestemming. Als algemene regel geldt dat de intrekking van de toestemming alleen voor de toekomst van kracht wordt. Verwerkingen die vóór de herroeping hebben plaatsgevonden, worden hierdoor niet beïnvloed en blijven rechtmatig.

Doelstellingen voor de naleving van wettelijke voorschriften (art. 6 lid 1 c DSGVO) of in het algemeen belang (art. 6 lid 1 e DSGVO).

Zoals iedereen die aan economische activiteiten deelneemt, zijn wij onderworpen aan verschillende wettelijke verplichtingen. Dit zijn in de eerste plaats wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld handels- en belastingwetten), maar in voorkomend geval ook wettelijke of andere officiële verplichtingen. De doeleinden van de verwerking kunnen de vervulling van controle- en rapportageverplichtingen uit hoofde van de belastingwetgeving omvatten, alsmede de archivering van gegevens voor gegevensbescherming en gegevensbeveiliging en voor controle door belasting- en andere autoriteiten. Bovendien kan de openbaarmaking van persoonsgegevens noodzakelijk zijn in het kader van officiële/rechterlijke maatregelen met het oog op bewijsgaring, strafrechtelijke vervolging of tenuitvoerlegging van civiele vorderingen.

Omvang van uw verplichtingen om ons gegevens te verstrekken.

U hoeft ons alleen de gegevens te verstrekken die nodig zijn voor het aangaan en uitvoeren van een zakelijke relatie of voor een precontractuele relatie met ons, of die wij wettelijk verplicht zijn te verzamelen. Zonder deze gegevens kunnen wij in de regel geen overeenkomst sluiten of uitvoeren. Dit kan ook betrekking hebben op gegevens die later in de loop van de zakelijke relatie nodig zijn. Als wij aanvullende gegevens van u vragen, wordt u apart geïnformeerd over het vrijwillige karakter van de informatie.

Het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming in individuele gevallen (inclusief profilering)

Wij maken geen gebruik van zuiver geautomatiseerde besluitvormingsprocedures op grond van artikel 22 DSGVO. Indien wij in de toekomst wel een dergelijke procedure in individuele gevallen gebruiken, zullen wij u hierover apart informeren, voor zover dit wettelijk verplicht is.

Gevolgen van het niet verstrekken van gegevens

In het kader van de zakelijke relatie dient u die persoonsgegevens te verstrekken die voor de totstandkoming, uitvoering en beëindiging van de rechtshandeling en de nakoming van de daarmee samenhangende contractuele verplichtingen noodzakelijk zijn of die wij wettelijk verplicht zijn te verzamelen. Zonder deze gegevens kunnen wij de rechtshandeling met u niet uitvoeren.

ontvangers van gegevens binnen de EU

Binnen ons bedrijf ontvangen die interne kantoren of organisatie-eenheden uw gegevens die deze nodig hebben om onze contractuele en wettelijke verplichtingen na te komen of in het kader van de verwerking en uitvoering van ons gerechtvaardigd belang.

Uw gegevens worden alleen doorgegeven aan externe instanties als

• in verband met de verwerking van het contract;
• om te voldoen aan wettelijke voorschriften op grond waarvan wij verplicht zijn informatie te verstrekken, verslag uit te brengen of gegevens door te geven of de gegevensoverdracht in het algemeen belang is (zie punt 2.4);

.

• voor zover externe dienstverlenende bedrijven namens ons gegevens verwerken als orderverwerkers of functievervullers (bijv. gegevensverwerkingscentra, ondersteuning/onderhoud van EDP/IT-toepassingen, archivering, documentverwerking, callcenterdiensten, compliancediensten, controle, gegevensvalidatie of plausibiliteitscontroles, gegevensverwerking enz.) -datavalidatie of plausibiliteitscontrole, gegevensvernietiging, inkoop/aanbesteding, klantenadministratie, brievenwinkels, marketing, mediatechnologie, onderzoek, risicobeheersing, boekhouding, telefonie, websitebeheer, auditdiensten, kredietinstellingen, drukkerijen of bedrijven voor gegevensverwijdering, koeriersdiensten, logistiek);
• op basis van ons legitieme belang of het legitieme belang van de derde partij voor in het kader van de bovengenoemde doeleinden (bijvoorbeeld aan autoriteiten, kredietbureaus, incasso, advocaten, rechtbanken, taxateurs, dochterondernemingen en commissies en controleorganen);

.

• als u ons toestemming heeft gegeven om gegevens aan derden door te geven;

.

.
Verder geven wij uw gegevens niet door aan derden. Voor zover wij dienstverleners in het kader van de orderverwerking opdracht geven, zijn uw gegevens daar aan dezelfde veiligheidsnormen onderworpen als bij ons. In andere gevallen mogen de ontvangers de gegevens alleen gebruiken voor het doel waarvoor ze aan hen zijn doorgegeven.

Ontvangers van gegevens buiten de EU

.
Er worden geen gegevens doorgegeven aan instanties in staten buiten de Europese Unie (EU) of de Europese Economische Ruimte (EER), zogenaamde derde landen.

Bewaartermijnen

Wij verwerken en bewaren uw gegevens voor de duur van onze zakelijke relatie. Dit omvat ook het initiëren van een contract (precontractuele rechtsverhouding) en de verwerking van een contract.

Bovendien zijn wij onderworpen aan verschillende opslag- en documentatieverplichtingen, die onder andere voortvloeien uit het Duitse Wetboek van Koophandel (HGB) en het Duitse Belastingwetboek (AO). De daar genoemde termijnen voor opslag en documentatie lopen tot tien jaar na het einde van de zakelijke relatie of de precontractuele rechtsverhouding.

Voorts kunnen bijzondere wettelijke bepalingen een langere bewaartermijn voorschrijven, zoals de bewaring van bewijsmateriaal in het kader van wettelijke verjaringsbepalingen. Volgens §§ 195 e.v. van het Duits Burgerlijk Wetboek (BGB) bedraagt de normale verjaringstermijn drie jaar; er kunnen echter ook verjaringstermijnen tot 30 jaar gelden.

Als de gegevens niet langer nodig zijn voor de vervulling van contractuele of wettelijke verplichtingen en rechten, worden ze regelmatig gewist, tenzij de – tijdelijke – verdere verwerking ervan noodzakelijk is voor de vervulling van de doeleinden op grond van een hoger legitiem belang. Een dergelijk hoger gerechtvaardigd belang bestaat bijvoorbeeld ook wanneer het wissen niet of slechts met onevenredige inspanningen mogelijk is wegens de bijzondere aard van de opslag en de verwerking voor andere doeleinden door passende technische en organisatorische maatregelen is uitgesloten.

Uw rechten

Onder bepaalde omstandigheden kunt u uw rechten inzake gegevensbescherming tegen ons uitoefenen. Uw verzoeken over de uitoefening van uw rechten moeten, indien mogelijk, schriftelijk of per e-mail worden gericht aan bovenstaand adres of rechtstreeks schriftelijk of per e-mail aan onze functionaris voor gegevensbescherming.

• U hebt het recht informatie van ons te ontvangen over uw door ons opgeslagen gegevens volgens de regels van Art. 15 DSGVO (indien nodig met beperkingen volgens § 34 BDSG-Neu).
• Op uw verzoek zullen wij de over u opgeslagen gegevens corrigeren overeenkomstig Art. 16 DSGVO indien deze onjuist of onnauwkeurig zijn.
• Als u dat wenst, zullen wij uw gegevens verwijderen in overeenstemming met de beginselen van Art. 17 DSGVO, op voorwaarde dat andere wettelijke voorschriften (bijv. wettelijke bewaarplichten of de beperkingen in overeenstemming met § 35 BDSG-Neu) of een hoger belang van onze kant (bijv. voor de verdediging van onze rechten en vorderingen) dit niet verhinderen.
• Met inachtneming van de vereisten van art. 18 DSGVO kunt u ons verzoeken om de verwerking van uw gegevens te beperken.
• U kunt ook een bezwaar indienen tegen de verwerking van uw gegevens in overeenstemming met Art. 21 van de GDPR, op basis waarvan wij de verwerking van uw gegevens zullen beëindigen. Dit recht van bezwaar geldt alleen in het geval van zeer bijzondere omstandigheden van uw persoonlijke situatie, waarbij rechten van ons bedrijf zich kunnen verzetten tegen uw recht van bezwaar.
• U hebt ook het recht om uw gegevens te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machinaal leesbaar formaat onder de voorwaarden van art. 20 DSGVO of om ze door te geven aan een derde.
• U heeft bovendien het recht om uw toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens te allen tijde in te trekken met werking voor de toekomst.
• U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming (art. 77 GDPR). Wij raden u echter aan een klacht altijd eerst te richten aan onze functionaris voor gegevensbescherming.

U kunt de voor ons verantwoordelijke toezichthoudende autoriteit bereiken via:

https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/die-aufsichtsbehorden-der-lander/.

Alle AB staan hier vermeld.

De staatscommissaris voor gegevensbescherming en vrijheid van informatie

Königstraße 10 a

70173 Stuttgart